Se bem articulado, um evento tende a ser um excelente meio de comunicação aproximativa, pois propicia participação direta do público na empresa. Nesse âmbito, pode acabar por corrigir ou esclarecer concepções errôneas sobre suas atividades, políticas e objetivos, elevando inclusive a moral dos funcionários.

Todo o processo é iniciado com um Plano Geral de procedimentos, contando com objetivos, programa, cronograma, definição de atividades e responsáveis, infra-estrutura básica de recepção, orçamento, recursos humanos necessários e estrutura de divulgação. Um Check-List é uma ferramenta básica para o sucesso neste tipo de empreitada. Além disso, a própria nomenclatura do acontecimento é importante, haja vista a existência de definições bem claras a respeito.